Gefährdungsbeurteilung erstellen: Anleitung in 8 Schritten

Nach § 5 Arbeitsschutzgesetz muss der Arbeitgeber die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen beurteilen und daraus die notwendigen Arbeitsschutzmaßnahmen ableiten.

Dabei reicht es nicht, lediglich ein Formular auszufüllen. Eine wirksame Gefährdungsbeurteilung ist ein fortlaufender Prozess: Gefährdungen erkennen, Risiken bewerten, Maßnahmen umsetzen, deren Wirksamkeit überprüfen und die Beurteilung bei Veränderungen aktualisieren.

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung?

Die Gefährdungsbeurteilung ist eine systematische Untersuchung der Arbeitsbedingungen in einem Unternehmen. Sie beantwortet insbesondere folgende Fragen:

Welche Gefahren bestehen bei einer Tätigkeit?
Wer kann davon betroffen sein?
Wie wahrscheinlich ist ein Schaden?
Welche gesundheitlichen Folgen können entstehen?
Welche Schutzmaßnahmen sind erforderlich?
Wer ist für die Umsetzung verantwortlich?
Bis wann muss die Maßnahme umgesetzt werden?
War die Maßnahme tatsächlich wirksam?

Zu berücksichtigen sind nicht nur offensichtliche Unfallgefahren. Auch körperliche und psychische Belastungen, Arbeitsabläufe, Arbeitsmittel, Gefahrstoffe, biologische Arbeitsstoffe und die Gestaltung des Arbeitsplatzes können relevant sein.

Das Arbeitsschutzgesetz verlangt ausdrücklich, Gefährdungen für die physische und psychische Gesundheit möglichst zu vermeiden und verbleibende Risiken möglichst gering zu halten.

Wer muss eine Gefährdungsbeurteilung erstellen?

Verantwortlich ist grundsätzlich der Arbeitgeber. Er kann geeignete Personen mit der Durchführung oder Vorbereitung beauftragen. Dazu können beispielsweise gehören:

Führungskräfte
Fachkräfte für Arbeitssicherheit
Betriebsärzte
Sicherheitsbeauftragte
fachkundige externe Dienstleister

Die organisatorische Verantwortung des Arbeitgebers bleibt jedoch bestehen.

Mitarbeiter sollten ebenfalls einbezogen werden. Sie kennen die tatsächlichen Arbeitsabläufe und erkennen häufig Gefahren, die bei einer rein theoretischen Betrachtung übersehen werden.

Wann muss eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden?

Die Gefährdungsbeurteilung sollte vor Aufnahme einer Tätigkeit beziehungsweise vor der Verwendung neuer Arbeitsmittel durchgeführt werden. Darüber hinaus ist eine Überprüfung insbesondere sinnvoll, wenn:

neue Arbeitsplätze eingerichtet werden,
neue Maschinen oder Arbeitsmittel eingesetzt werden,
Arbeitsabläufe verändert werden,
neue Gefahrstoffe verwendet werden,
sich gesetzliche oder technische Anforderungen ändern,
Arbeitsunfälle oder Beinaheunfälle auftreten,
Berufskrankheiten oder gesundheitliche Beschwerden bekannt werden,
Schutzmaßnahmen offensichtlich nicht funktionieren,
neue Erkenntnisse über Gefährdungen vorliegen.

Wichtig

Bei der Verwendung von Arbeitsmitteln verlangt die Betriebssicherheitsverordnung, dass die Gefährdungen vor der Verwendung beurteilt und geeignete Schutzmaßnahmen abgeleitet werden. Eine vorhandene CE-Kennzeichnung ersetzt diese Gefährdungsbeurteilung nicht.

Gefährdungsbeurteilung in 8 Schritten erstellen

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) beschreibt einen strukturierten Prozess mit Vorbereitung, Gefährdungsermittlung, Beurteilung, Maßnahmenfestlegung, Umsetzung, Wirksamkeitskontrolle, Dokumentation und Fortschreibung.

Schritt 1: Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen

Zunächst wird bestimmt, welcher Bereich untersucht werden soll. Eine Gefährdungsbeurteilung kann beispielsweise gegliedert werden nach Abteilungen, Arbeitsplätzen, Tätigkeiten, Maschinen, Arbeitsmitteln, Betriebsstätten oder Personengruppen.

Bei gleichartigen Arbeitsplätzen oder vergleichbaren Gefährdungssituationen können diese zusammengefasst werden. Das Arbeitsschutzgesetz erlaubt zusammengefasste Angaben, wenn eine gleichartige Gefährdungssituation besteht.

Beispiel: Aufteilung in einem Handwerksbetrieb

Büro und Verwaltung
Werkstatt
Baustelleneinsatz
Lager und Materialtransport
Fahrtätigkeiten
Reinigung und Instandhaltung

Wichtig ist, dass keine tatsächlich ausgeübte Tätigkeit vergessen wird. Dazu gehören auch seltene Arbeiten wie Wartung, Störungsbeseitigung oder Reinigung.

Schritt 2: Gefährdungen ermitteln

Im nächsten Schritt werden alle möglichen Gefährdungen und Belastungen erfasst. Typische Gefährdungsarten sind:

Mechanische Gefährdungen

ungeschützte Maschinenteile
Quetsch- und Scherstellen
herabfallende Gegenstände
Stolper- und Sturzstellen
bewegte Fahrzeuge oder Arbeitsmittel

Elektrische Gefährdungen

beschädigte Kabel
ungeeignete elektrische Betriebsmittel
fehlende Prüfungen
Arbeiten an elektrischen Anlagen

Gefahrstoffe

Reinigungsmittel, Lösemittel, Lacke
Stäube, Gase, Dämpfe

Biologische Gefährdungen

Bakterien, Viren, Pilze
Körperflüssigkeiten, kontaminierte Materialien

Physikalische Einwirkungen

Lärm, Vibrationen
Hitze, Kälte, Strahlung
schlechte Beleuchtung

Ergonomische Belastungen

schweres Heben und Tragen
ungünstige Körperhaltung
repetitive Bewegungen
schlecht eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze

Psychische Belastungen

hoher Zeitdruck, ständige Unterbrechungen
unklare Zuständigkeiten, Konflikte
Schichtarbeit, fehlende Erholungszeiten
emotionale Belastungen

Gefährdungen durch Arbeitsorganisation

fehlende Unterweisungen
unklare Verantwortlichkeiten
mangelnde Wartung
fehlende Betriebsanweisungen
ungeeignete Arbeitsabläufe, Alleinarbeit

Zur Ermittlung können Betriebsbegehungen, Mitarbeitergespräche, Unfallauswertungen, Herstellerunterlagen, Sicherheitsdatenblätter und branchenspezifische Handlungshilfen genutzt werden.

Schritt 3: Risiken beurteilen

Nicht jede festgestellte Gefährdung besitzt dasselbe Risiko. Deshalb muss beurteilt werden, wie dringend eine Maßnahme erforderlich ist. Eine einfache Bewertung kann anhand zweier Faktoren erfolgen:

Eintrittswahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist ein Unfall oder Gesundheitsschaden?
Schadensschwere: Welche Folgen wären möglich?

Eintrittswahrscheinlichkeit	Mögliche Schadensschwere	Bewertung
gering	gering	niedriges Risiko
wahrscheinlich	gering oder mittel	mittleres Risiko
wahrscheinlich	schwer	hohes Risiko
sehr wahrscheinlich	schwer oder tödlich	sehr hohes Risiko

Sonderregel beachten

Ein möglicher tödlicher oder katastrophaler Schaden gehört immer in die höchste Risikostufe — unabhängig davon, wie unwahrscheinlich er erscheint. Eine reine Multiplikation von Wahrscheinlichkeit und Schwere bildet das nicht ab.

Bei hohen oder sehr hohen Risiken muss unverzüglich gehandelt werden. Tätigkeiten können gegebenenfalls erst aufgenommen oder fortgesetzt werden, wenn ausreichende Schutzmaßnahmen vorhanden sind.

Eine Risikomatrix ist ein Hilfsmittel. Sie ersetzt keine fachkundige Beurteilung und keine verbindlichen Grenzwerte aus Gesetzen, Verordnungen oder technischen Regeln.

Schritt 4: Schutzmaßnahmen nach dem STOP-Prinzip festlegen

Nach der Risikobewertung werden geeignete Schutzmaßnahmen ausgewählt. Dabei gilt eine feste Rangfolge, die in § 4 Arbeitsschutzgesetz verankert ist: Gefahren sollen möglichst an ihrer Quelle bekämpft werden.

Substitution — Gefährdung beseitigen oder ersetzen

Die wirksamste Maßnahme: die Gefahrenquelle ganz entfernen oder durch etwas Ungefährlicheres ersetzen. Beispiele: ein lösemittelhaltiges Reinigungsmittel durch ein wasserbasiertes ersetzen, einen gefährlichen Arbeitsschritt automatisieren, eine Maschine mit geringerem Lärmpegel beschaffen.

Technische Maßnahmen

Die Gefährdung wird durch technische Lösungen abgeschirmt oder reduziert: Schutzabdeckung an der Maschine, Absauganlage, Lärmschutzverkleidung, Absturzsicherung, ergonomische Hebehilfe.

Organisatorische Maßnahmen

Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten werden so organisiert, dass Beschäftigte geschützt werden: Zutrittsbeschränkungen, Wartungsintervalle, Expositionszeiten begrenzen, sichere Arbeitsverfahren, Unterweisungen, Kennzeichnungen, Prüffristen.

Persönliche Schutzmaßnahmen

Erst wenn das Risiko anders nicht ausreichend gesenkt werden kann: persönliche Schutzausrüstung wie Schutzhelm, Schutzbrille, Sicherheitsschuhe, Gehörschutz, Schutzhandschuhe, Atemschutz. PSA schützt nur die tragende Person und nur, solange sie korrekt getragen wird.

Die Reihenfolge ist keine Empfehlung, sondern eine Rangfolge: Eine Maßnahme weiter unten darf eine wirksame Maßnahme weiter oben nicht ersetzen. Häufig ergänzt eine fünfte Stufe die Rangfolge — verhaltensbezogene Maßnahmen wie Unterweisung und Betriebsanweisung, die die technischen und organisatorischen Maßnahmen begleiten.

Schlecht formulierte Maßnahme

„Mitarbeiter müssen vorsichtig sein.“ — Diese Formulierung ist zu unbestimmt und kaum überprüfbar.

Besser formulierte Maßnahme

„Bis zum 31. August wird am Arbeitsbereich eine fest montierte Absturzsicherung installiert. Verantwortlich ist die technische Leitung. Bis zur Fertigstellung darf der Bereich nur mit geeigneter persönlicher Absturzsicherung betreten werden.“ — konkret, terminiert und einer verantwortlichen Person zugeordnet.

Schritt 5: Verantwortliche und Fristen bestimmen

Jede Maßnahme benötigt mindestens eine verantwortliche Person, eine Umsetzungsfrist, einen eindeutigen Status und einen Termin zur Wirksamkeitskontrolle. Ohne klare Verantwortlichkeit bleiben Schutzmaßnahmen häufig unerledigt.

Gefährdung	Maßnahme	Verantwortlich	Frist	Status
Stolpergefahr durch Kabel	Kabelkanal montieren	Haustechnik	15.08.	offen
Lärmbelastung	Lärmmessung durchführen	Betriebsleitung	30.08.	beauftragt
Fehlende Unterweisung	Unterweisung durchführen	Teamleitung	10.08.	erledigt

Schritt 6: Maßnahmen umsetzen

Die festgelegten Schutzmaßnahmen müssen tatsächlich umgesetzt werden. Je nach Maßnahme kann dies bedeuten, eine Maschine nachzurüsten, einen Arbeitsbereich abzusperren, persönliche Schutzausrüstung zu beschaffen, Beschäftigte zu unterweisen, eine Betriebsanweisung zu erstellen, Prüfungen zu organisieren oder Arbeitsabläufe zu verändern.

Dringende Gefährdungen dürfen nicht lediglich dokumentiert und anschließend aufgeschoben werden. Bei akuter Gefahr sind sofortige Schutzmaßnahmen erforderlich.

Schritt 7: Wirksamkeit kontrollieren

Eine umgesetzte Maßnahme ist nicht automatisch wirksam. Nach der Umsetzung muss geprüft werden:

Wurde die Maßnahme vollständig umgesetzt?
Wird sie im Arbeitsalltag eingehalten?
Hat sich das Risiko tatsächlich verringert?
Sind neue Gefährdungen entstanden?
Sind weitere Maßnahmen erforderlich?

Die DGUV beschreibt die Gefährdungsbeurteilung ausdrücklich als Prozess, bei dem Maßnahmen abgeleitet, auf ihre Wirksamkeit kontrolliert und bei Bedarf angepasst werden.

Beispiel aus der Praxis

In einer Werkstatt wird Gehörschutz bereitgestellt. Bei der Wirksamkeitskontrolle stellt sich heraus, dass Beschäftigte ihn wegen schlechter Passform kaum tragen. Die Maßnahme war formal umgesetzt, aber praktisch nicht wirksam. Deshalb müssen besser geeignete Modelle ausgewählt oder zusätzliche technische Lärmschutzmaßnahmen ergriffen werden.

Schritt 8: Dokumentieren und fortschreiben

Die Ergebnisse müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Nach § 6 Arbeitsschutzgesetz müssen aus der Dokumentation mindestens hervorgehen:

das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung,
die festgelegten Arbeitsschutzmaßnahmen,
das Ergebnis der Überprüfung dieser Maßnahmen.

Eine vollständige Dokumentation sollte außerdem enthalten: Unternehmen und Betriebsbereich, Arbeitsplatz oder Tätigkeit, festgestellte Gefährdung, betroffene Personengruppen, Risikobewertung, bestehende Schutzmaßnahmen, zusätzlich erforderliche Maßnahmen, verantwortliche Person, Umsetzungsfrist, Bearbeitungsstatus, Datum und Ergebnis der Wirksamkeitskontrolle, Ersteller und Freigabe sowie den Versionsstand.

Die Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliges Dokument. Sie muss fortgeschrieben werden, wenn sich Arbeitsbedingungen verändern oder neue Erkenntnisse vorliegen.

Vorlage als Startpunkt — nicht als Ersatz

Eine gute Vorlage nimmt Ihnen die leere Seite ab: Sie liefert die typischen Gefährdungen einer Tätigkeit, damit Sie nichts Offensichtliches übersehen. Den Blick auf Ihren Betrieb ersetzt sie nicht — die Bewertung, die Maßnahmen und die Verantwortlichkeiten bleiben Ihre Entscheidung.

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Praktisches Beispiel: Gefährdungsbeurteilung für eine Werkstatt

Tätigkeit

Arbeiten an einer stationären Schleifmaschine.

Mögliche Gefährdungen

Kontakt mit rotierenden Teilen
wegfliegende Werkstücke oder Partikel
Funkenflug
Lärmbelastung
Staubentwicklung
elektrische Gefährdung
Brandgefahr
ungeeignete Kleidung oder Schmuck

Bestehende Maßnahmen

Schutzhaube vorhanden
Not-Aus-Schalter vorhanden
Schutzbrillen verfügbar
Feuerlöscher im Arbeitsbereich

Festgestellte Mängel

Schutzhaube ist nicht korrekt eingestellt
Unterweisung ist nicht dokumentiert
Prüftermin des elektrischen Betriebsmittels ist überschritten
Staubabsaugung funktioniert nur eingeschränkt

Festgelegte Maßnahmen

Maschine bis zur technischen Überprüfung außer Betrieb nehmen.
Schutzhaube prüfen und korrekt einstellen.
Elektrische Prüfung organisieren.
Absaugung warten lassen.
Beschäftigte vor erneuter Benutzung unterweisen.
Unterweisung und Freigabe dokumentieren.
Wirksamkeitskontrolle nach Wiederinbetriebnahme durchführen.

Verantwortlich: Werkstattleitung. Frist: vor erneuter Inbetriebnahme. Wirksamkeitsprüfung: Funktionsprüfung von Schutzhaube, Absaugung und Not-Aus-Einrichtung sowie Beobachtung eines sicheren Arbeitsablaufs nach erfolgter Unterweisung.

Häufige Fehler bei Gefährdungsbeurteilungen

1. Es wird nur eine allgemeine Vorlage kopiert

Vorlagen können helfen, ersetzen aber nicht die Betrachtung der tatsächlichen Arbeitsbedingungen.

2. Psychische Belastungen werden vergessen

Die Gefährdungsbeurteilung muss nicht nur Unfallgefahren, sondern auch mögliche psychische Belastungen berücksichtigen.

3. Maßnahmen bleiben unkonkret

Formulierungen wie „Vorsicht“, „regelmäßig prüfen“ oder „bei Bedarf unterweisen“ sind kaum steuerbar.

4. Verantwortliche und Fristen fehlen

Eine Maßnahme ohne Zuständigkeit und Termin wird häufig nicht umgesetzt.

5. Die Wirksamkeit wird nicht geprüft

Die bloße Anschaffung einer Schutzvorrichtung belegt noch nicht, dass das Risiko ausreichend reduziert wurde.

6. Dokumente werden nicht aktualisiert

Veraltete Gefährdungsbeurteilungen können reale Veränderungen im Betrieb nicht abbilden.

7. Unterweisungen sind nicht mit der Gefährdungsbeurteilung verbunden

Unterweisungsinhalte sollten aus den tatsächlichen Gefährdungen und festgelegten Schutzmaßnahmen abgeleitet werden.

Checkliste: Ist Ihre Gefährdungsbeurteilung vollständig?

Alle Arbeitsbereiche und Tätigkeiten wurden erfasst.
Regelmäßige und seltene Tätigkeiten wurden berücksichtigt.
Besonders schutzbedürftige Beschäftigte wurden einbezogen.
Physische und psychische Belastungen wurden betrachtet.
Risiken wurden nachvollziehbar bewertet.
Maßnahmen folgen der Rangfolge des STOP-Prinzips.
Für jede Maßnahme bestehen Verantwortlichkeit und Frist.
Die Umsetzung wird dokumentiert.
Die Wirksamkeit wird kontrolliert.
Veränderungen und neue Erkenntnisse führen zu einer Aktualisierung.
Unterweisungen basieren auf den festgestellten Gefährdungen.
Der aktuelle Stand ist für berechtigte Verantwortliche auffindbar.

Gefährdungsbeurteilungen digital verwalten

Papierformulare, Excel-Listen und verstreute Dateien erschweren die Nachverfolgung. Besonders problematisch wird es, wenn Fristen, Verantwortlichkeiten und Wirksamkeitskontrollen nicht zentral verwaltet werden.

Mit einer digitalen Arbeitsschutzlösung können Unternehmen Arbeitsbereiche strukturiert erfassen, Gefährdungen zentral dokumentieren, Maßnahmen Verantwortlichen zuweisen, Fristen überwachen, Bearbeitungsstände nachvollziehen, Unterweisungen zuordnen, Nachweise bereitstellen und Aktualisierungen versionssicher verwalten.

CASi Safety unterstützt Unternehmen dabei, Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen, Unterweisungen und Nachweise übersichtlich an einem Ort zu organisieren.

Häufige Fragen zur Gefährdungsbeurteilung

Ab wie vielen Mitarbeitern ist eine Gefährdungsbeurteilung Pflicht?

Die Pflicht aus § 5 Arbeitsschutzgesetz gilt unabhängig von der Betriebsgröße — also bereits ab dem ersten Beschäftigten. Unterschiede gibt es beim Dokumentationsaufwand: Für kleinere Betriebe kann die Dokumentation einfacher ausfallen, entfallen darf sie nicht.

Wie oft muss eine Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?

Es gibt keine allgemeine gesetzliche Frist. Sie ist zu aktualisieren, wenn sich Arbeitsbedingungen ändern, neue Arbeitsmittel oder Gefahrstoffe eingesetzt werden, Unfälle auftreten oder neue Erkenntnisse vorliegen. In der Praxis hat sich zusätzlich eine regelmäßige Überprüfung bewährt, häufig jährlich.

Wer darf eine Gefährdungsbeurteilung durchführen?

Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber. Er kann fachkundige Personen beauftragen — etwa Führungskräfte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärzte oder externe Dienstleister. Entscheidend ist die erforderliche Fachkunde für die jeweilige Gefährdung.

Muss die Gefährdungsbeurteilung schriftlich vorliegen?

Ja. § 6 Arbeitsschutzgesetz verlangt Unterlagen, aus denen das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben — digital ist zulässig und in der Nachverfolgung meist praktikabler.

Müssen psychische Belastungen wirklich beurteilt werden?

Ja. Das Arbeitsschutzgesetz nennt psychische Belastungen bei der Arbeit ausdrücklich als zu berücksichtigenden Faktor. Dazu zählen unter anderem Arbeitsintensität, Arbeitszeitgestaltung, soziale Beziehungen und die Arbeitsumgebung.

Reicht eine Vorlage aus dem Internet?

Als Startpunkt ja, als Ergebnis nein. Eine Vorlage hilft, typische Gefährdungen einer Tätigkeit nicht zu übersehen. Die konkrete Bewertung, die Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Fristen müssen jedoch die tatsächlichen Verhältnisse in Ihrem Betrieb abbilden.

Fazit

Eine gute Gefährdungsbeurteilung besteht nicht nur aus einer Liste möglicher Gefahren. Sie verbindet die tatsächlichen Arbeitsbedingungen mit konkreten, verantworteten und überprüfbaren Schutzmaßnahmen. Entscheidend sind vier Punkte:

Gefährdungen vollständig erkennen
Risiken nachvollziehbar bewerten
konkrete Maßnahmen umsetzen
Wirksamkeit kontrollieren und dokumentieren

Wer diesen Prozess dauerhaft organisiert, verbessert nicht nur die Nachweisfähigkeit, sondern reduziert auch Arbeitsunfälle, Ausfallzeiten und organisatorische Unsicherheiten.

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Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle sicherheitstechnische oder rechtliche Beratung. Je nach Branche und Tätigkeit können zusätzliche Anforderungen aus Verordnungen, technischen Regeln, DGUV-Vorschriften oder weiteren Regelwerken gelten.